Als wesentlicher Unterschied zu anderen Content-Management-Systemen (CMS) bietet Wiki-Software weniger Gestaltungsmöglichkeiten für Layout und Design der Webseiten. Primäre Funktion ist hingegen ein Bearbeitungsmodus für jede Wiki-Seite, der es auch einem Neuling erlaubt, ohne große Einarbeitung Text und Inhalt der Seite zu ändern. Hierzu wird die Wiki-Seite im Bearbeitungsmodus häufig in einem WYSIWYG-Editor geöffnet oder in einer einfach erlernbaren, vereinfachten Auszeichnungssprache (beispielsweise Wikitext) angezeigt (oder wahlweise beides). Beide Varianten ermöglichen in der Regel insbesondere Schriftauszeichnung, Verlinkung, Listen und Aufzählungen sowie teils auch die Möglichkeit von Transklusionen für wiederholende Inhalte.
Im Unterschied zu den Content-Management-Systemen mit ihren teils genau geregelten Arbeitsabläufen (engl. workflows) etwa in Redaktionssystemen, setzen Wikis auf die Philosophie des offenen Zugriffs: idealerweise kann jeder Nutzer jeden Eintrag lesen und bearbeiten.[9] Wikis gelten als gegenüber einem klassischen CMS dann im Vorteil, wenn eine hohe Anzahl an Nutzern Informationen einstellt, so dass im Medium eine kritische Masse erreicht wird und es zu einem „Selbstläufer“ wird. Es gibt aber auch Wiki-Systeme, die eine Zugriffssteuerung (etwa via Access Control List) für bestimmte Seiten und Benutzergruppen (z. B. Abteilungen eines Unternehmens) erlauben.
Eine wesentliche Funktion der meisten Wiki-Produkte ist die Versionsverwaltung, die es den Nutzern im Fall von – durch den offenen Zugriff kaum vermeidlichen – Fehlern oder Vandalismus erlaubt, eine frühere Version einer Seite schnell wiederherzustellen.
Wie bei Hypertexten üblich, sind die einzelnen Seiten eines Wikis durch Querverweise (Hyperlinks) miteinander verbunden; dabei dient der Titel einer Seite meist auch als Linkadresse. Links auf nichtexistente Seiten werden dann nicht als Fehler angezeigt, sondern es erscheint ein Formular, um die neue Seite anzulegen. Eine Vernetzung mit anderen populären Wiki-Diensten wird teils durch sog. InterWiki-Verweise ermöglicht.
Die meisten Systeme sind als freie Software veröffentlicht, oft unter einer Version der gebräuchlichen GNU General Public License (GPL). Viele Wiki-Software Systeme sind modular aufgebaut und bieten eine eigene Programmierschnittstelle, die es dem Benutzer ermöglicht, eigene Erweiterungen zu schreiben, ohne den gesamten Quellcode zu kennen.
Ein Wiki kann öffentlich zugänglich im World Wide Web verfügbar sein, in lokalen Netzwerken nur für eine bestimmte Nutzergruppe (z. B. als Intranet) eingesetzt werden oder auch auf einem einzelnen Rechner zur persönlichen Informationsorganisation verwendet werden, etwa in Form eines Desktop-Wikis. Beispiele für Desktop-Wiki-Software sind AcroWiki für Palm OS, Tomboy und Zim für Linux, VoodooPad für macOS, Gluebox (plattformunabhängig), ConnectedText und WikidPad für Windows, sowie TiddlyWiki, das client-seitig (ohne Server) als JavaScript in jedem Browser läuft. Bei öffentlich zugänglichen Wikis kann es Beschränkungen geben, zum Beispiel durch eine Pflicht zur Registrierung, so dass ein Benutzerkonto mit weiteren Zugriffsrechten verbunden ist.